All’interno del documento “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati “, il Garante per la Protezione dei Dati personali fissa le regole sulla conservazione dei metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti , al fine di prevenire trattamenti di informazioni in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori. Il Garante chiede ai datori di lavoro pubblici e privati di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti permettano la modifica delle impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione a un massimo di sette giorni , con una possibile estensione , in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore . Il tutto nasce a seguito di alcuni accertamenti effettuati dall’Autorità, dove è emerso che, alcuni programmi e servizi informatici per la gestione delle email sono impostati in modo da raccogliere e conservare i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti senza la possibilità di disabilitare la raccolta dei dati o di ridurre il periodo di conservazione. Infine, i datori di lavoro che hanno necessità di conservare i dati per maggior tempo , per ragioni organizzative e produttive o di tutela del patrimonio, anche informativo del titolare, dovranno seguire la procedura di garanzia presente nello Statuto dei lavoratori .