All’interno del documento “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati “, il Garante per la Protezione dei Dati personali fissa le regole sulla conservazione dei metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti, al fine di prevenire trattamenti di informazioni in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori.
Il Garante chiede ai datori di lavoro pubblici e privati di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti permettano la modifica delle impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione a un massimo di sette giorni, con una possibile estensione, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore.
Il tutto nasce a seguito di alcuni accertamenti effettuati dall’Autorità, dove è emerso che, alcuni programmi e servizi informatici per la gestione delle email sono impostati in modo da raccogliere e conservare i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti senza la possibilità di disabilitare la raccolta dei dati o di ridurre il periodo di conservazione.
Infine, i datori di lavoro che hanno necessità di conservare i dati per maggior tempo, per ragioni organizzative e produttive o di tutela del patrimonio, anche informativo del titolare, dovranno seguire la procedura di garanzia presente nello Statuto dei lavoratori.
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